Integracao da CotaFix com ERP: passo a passo e beneficios

A integracao entre o sistema de cotacao da CotaFix e o ERP da sua empresa elimina etapas manuais no processo de compra de fixadores. Em vez de copiar e colar dados entre sistemas, redigitar descricoes tecnicas e formatar planilhas a cada pedido, o fluxo integrado permite exportar a lista de necessidades diretamente do ERP, processa-la na plataforma da CotaFix e receber os dados normalizados de volta para alimentar o pedido de compra.

Este guia explica como funciona a integracao, quais formatos sao suportados, o passo a passo para configurar e os beneficios praticos para a equipe de compras.

Modos de integracao disponiveis

A CotaFix oferece diferentes niveis de integracao, desde o mais simples (exportacao/importacao de arquivos) ate o mais avancado (API REST).

Nivel 1: Exportacao e importacao de arquivos

O modo mais acessivel e que funciona com qualquer ERP do mercado:

1. Exporte a lista de materiais do ERP em formato Excel (.xlsx) ou CSV
2. Faca upload do arquivo na plataforma da CotaFix
3. Receba a lista normalizada, cotada e pronta para download
4. Importe os dados de volta no ERP para gerar o pedido de compra

Vantagens:

• Funciona com qualquer ERP (SAP, TOTVS, Sankhya, Protheus, Bling, Tiny, Omie)
• Nao requer desenvolvimento de integracao
• Pode ser feito pelo proprio comprador sem suporte de TI
• Processo pode ser executado sob demanda

Limitacao:

• Exige acao manual de exportar e importar os arquivos

Nivel 2: Integracao por planilha padronizada

A CotaFix disponibiliza um template Excel padronizado com as colunas recomendadas. O ERP e configurado para exportar nesse formato, eliminando a necessidade de ajustes manuais.

Colunas do template padrao:

Nota: apenas Descricao e Quantidade sao campos obrigatorios. A IA da CotaFix extrai os demais campos automaticamente a partir da descricao tecnica, complementando norma, diametro, material e tratamento.

Nivel 3: API REST para integracao direta

Para empresas com equipe de TI ou parceiros de integracao, a CotaFix oferece endpoints de API para automacao completa:

Fluxo da API:

1. Envio da lista: POST com os itens em formato JSON
2. Processamento: a API retorna os itens normalizados e enriquecidos pela IA
3. Cotacao: os precos e prazos sao calculados automaticamente
4. Retorno: resposta em JSON pronta para integracao no ERP

Endpoints principais:

• POST /api/quote-intake/upload -- envio de arquivo (Excel, CSV, PDF, imagem)
• POST /api/quote-intake/parse -- envio de texto ou dados estruturados
• POST /api/quote-intake/suggest -- normalizacao e sugestoes por IA
• POST /api/quote-intake/suggest-stream -- normalizacao com streaming em tempo real (SSE)
• POST /api/quote-intake/finalize -- consolidacao final da cotacao
• GET /api/quote-intake/template -- download do template Excel padrao

Formatos de requisicao aceitos:

• multipart/form-data para upload de arquivos
• application/json para dados estruturados
• text/plain para texto livre

Passo a passo: integracao por arquivo

Passo 1: Prepare a exportacao do ERP

Configure um relatorio ou exportacao no seu ERP que gere um arquivo com as seguintes informacoes por item:

• Codigo interno (se disponivel)
• Descricao tecnica completa
• Quantidade necessaria
• Unidade de medida

Dica: quanto mais completa a descricao tecnica, mais preciso sera o processamento automatico. Inclua norma, diametro, comprimento, material e tratamento na descricao sempre que possivel.

Passo 2: Exporte o arquivo

Gere o arquivo em formato Excel (.xlsx) ou CSV. A maioria dos ERPs oferece exportacao nesses formatos:

• SAP: transacao ME5A ou ME2M, exportar para planilha
• TOTVS Protheus: consulta generica SIGACOM, exportar CSV
• Sankhya: relatorio de requisicoes, exportar Excel
• Bling/Tiny/Omie: relatorio de estoque ou compras, exportar CSV

Passo 3: Faca upload na CotaFix

Acesse a plataforma da CotaFix e faca o upload do arquivo exportado. O sistema executa automaticamente:

1. Deteccao de formato: identifica se e Excel, CSV ou outro formato
2. Validacao de cabecalhos: verifica se as colunas correspondem ao template padrao
3. Fallback inteligente: se os cabecalhos nao forem reconhecidos, converte tudo para texto e processa com IA
4. Extracao de campos: separa norma, diametro, material, tratamento e fabricante da descricao
5. Normalizacao: padroniza nomenclatura, corrige abreviacoes e preenche campos faltantes

Passo 4: Revise e confirme

O sistema apresenta a lista normalizada com todos os campos preenchidos. Revise os itens e:

• Confirme itens corretos
• Ajuste campos que a IA preencheu com incerteza (marcados para revisao)
• Adicione observacoes ou requisitos especiais

Passo 5: Exporte de volta para o ERP

Apos confirmacao, exporte a lista normalizada e cotada em formato CSV com colunas padronizadas. O arquivo inclui:

• Codigo CotaFix do item
• Descricao padronizada completa
• Norma de referencia
• Diametro e comprimento
• Material e tratamento
• Classe de resistencia
• Quantidade confirmada
• Preco unitario e total
• Prazo de entrega estimado

Importe esse arquivo no ERP para gerar automaticamente a solicitacao ou pedido de compra.

ERPs compativeis

A integracao por arquivo funciona com qualquer ERP que permita exportacao e importacao de planilhas. Os sistemas mais utilizados pelos clientes CotaFix incluem:

ERPs de grande porte

• SAP (todos os modulos): exportacao via transacoes padrao ou relatorios customizados
• Oracle EBS / Cloud: exportacao via relatorios standard ou BI Publisher
• Microsoft Dynamics: exportacao nativa para Excel

ERPs nacionais

• TOTVS Protheus: integracao via CSV ou layout de importacao
• TOTVS Datasul: exportacao de requisicoes e pedidos
• Sankhya: relatorios exportaveis em multiplos formatos
• Senior Sistemas: exportacao para Excel e CSV

ERPs para pequenas e medias empresas

• Bling: exportacao de lista de compras em CSV
• Tiny ERP: relatorio de necessidades de compra
• Omie: exportacao de solicitacoes
• ContaAzul: exportacao basica de produtos

Sistemas especializados

• Mega (construcao civil): exportacao de listas de materiais por obra
• Sienge (construcao): integracao de suprimentos
• RM (TOTVS): modulo de compras com exportacao padrao

Beneficios praticos da integracao

Reducao do tempo de cotacao

Sem integracao: o comprador recebe uma requisicao interna, copia os itens para um e-mail ou planilha, envia para varios fornecedores, aguarda respostas (24-72h), compara manualmente e cadastra no ERP. Tempo medio: 2 a 5 dias uteis.

Com integracao: o comprador exporta do ERP, faz upload, recebe a lista normalizada e cotada, e importa de volta. Tempo medio: 15 a 60 minutos.

Eliminacao de erros de transcricao

A cada vez que alguem digita ou copia uma descricao tecnica manualmente, ha risco de erro:

• "M10" vira "M01" (inversao de digitos)
• "DIN 933" vira "DIN 993" (norma inexistente)
• "Galvanizado a fogo" vira "Galvanizado" (ambiguidade entre eletrolitico e a fogo)
• "Classe 8.8" e omitida (item chega com classe inferior)

Com a integracao automatizada, os dados fluem entre sistemas sem intervencao manual, eliminando esses erros.

Padronizacao automatica

A IA da CotaFix normaliza descricoes mesmo quando o cadastro do ERP nao e padronizado:

Entrada do ERP: "Paraf sext 10x30 zinc bco"

Saida normalizada: "Parafuso sextavado DIN 933, classe 8.8, M10x30, aco carbono, zincado eletrolitico branco"

Historico consolidado

Com a integracao, todas as cotacoes ficam registradas e vinculadas ao codigo do ERP. Isso permite:

• Comparacao de precos entre periodos
• Analise de consumo por item, obra ou centro de custo
• Identificacao de itens com maior variacao de preco
• Negociacao baseada em volume historico real

Rastreabilidade completa

Cada cotacao processada recebe um identificador unico que vincula:

• Lista original enviada
• Processamento e normalizacao realizada
• Itens confirmados e ajustados
• Precos e condicoes comerciais
• Data, hora e responsavel

Fluxo completo de trabalho integrado

O diagrama abaixo ilustra o fluxo de trabalho recomendado:

1. Requisicao interna -- o solicitante (engenharia, manutencao, producao) registra a necessidade no ERP
2. Aprovacao -- o gestor aprova a requisicao conforme alcada
3. Exportacao -- o comprador exporta os itens aprovados em Excel ou CSV
4. Upload na CotaFix -- o comprador faz upload do arquivo na plataforma
5. Processamento IA -- o sistema normaliza, enriquece e cota automaticamente
6. Revisao -- o comprador revisa a lista normalizada e confirma
7. Download -- exporta a lista cotada em formato compativel com o ERP
8. Importacao no ERP -- importa os dados e gera o pedido de compra
9. Acompanhamento -- acompanha entrega e recebimento com dados consistentes

Dicas para otimizar a integracao

Configure o relatorio de exportacao uma vez

Invista tempo na configuracao inicial do relatorio de exportacao do ERP. Defina os campos corretos, a ordem das colunas e o formato do arquivo. Apos a configuracao, o processo de exportacao se torna rotineiro.

Mantenha o cadastro do ERP atualizado

A qualidade da integracao depende da qualidade dos dados no ERP. Revise periodicamente o cadastro de fixadores, eliminando duplicidades e completando campos faltantes.

Use o template padrao da CotaFix

Baixe o template Excel padrao da CotaFix e use-o como referencia para configurar a exportacao do ERP. Quanto mais proximo do template, mais rapido e preciso sera o processamento.

Treine a equipe de compras

Uma sessao de 30 minutos e suficiente para treinar a equipe no processo de exportacao, upload, revisao e importacao. O retorno em produtividade e imediato.

Duvidas frequentes

Preciso de TI para configurar a integracao?

Para a integracao por arquivo (Niveis 1 e 2), nao. O proprio comprador pode fazer o processo. Para a integracao por API (Nivel 3), e recomendavel envolver a equipe de TI ou um parceiro de integracao.

Meu ERP e muito antigo. Funciona mesmo assim?

Sim. Qualquer sistema que consiga gerar um arquivo Excel ou CSV pode ser integrado. Mesmo sistemas legados dos anos 2000 geralmente possuem funcao de exportacao para planilha.

Quanto tempo leva para implementar?

• Nivel 1 (arquivo manual): implementacao imediata, sem configuracao
• Nivel 2 (template padronizado): 1 a 2 horas para configurar o relatorio no ERP
• Nivel 3 (API): variavel conforme complexidade do ERP, tipicamente 1 a 4 semanas

A integracao funciona com compras recorrentes?

Sim. Para compras mensais ou trimestrais com listas similares, o processo e ainda mais rapido porque o sistema ja reconhece os itens de cotacoes anteriores e aplica a normalizacao automaticamente.

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